עושים סדר בניירת – כך תטפלו ביעילות בחשבונות ספקים

בכל עסק מצטברת ניירת רבה. מדובר על מסמכים דוגמת: טפסים, מכתבים, מוצרים פרסומיים ועוד. מסמכים חשובים רבים שלא ניתן להסתדר בלעדיהם הינם אלו הקשורים בחיוב הלקוחות. קרי חשבוניות עסקה, חשבוניות, קבלות וכיוצא בזה. אחת הדרכים להתמודד עם מבול הניירת הנ"ל הוא שימוש בתוכנות דיגיטאליות. תוכנת ERP הינה תוכנה מעולה וידידותית למשתמש. היא כוללת פונקציות נוספות הנדרשות לטובת ניהול התהליכים העסקיים בארגון. היא מייעלת מאוד את העבודה בארגונים המעסיקים לפחות 15 עובדים, ומייעלת עוד יותר בארגונים מבוזרים בעלי סניפים רבים. 

תפעול התוכנה

המערכת עובדת על פי סדר מסוים הכולל מספר שלבים הכרחיים. הראשון הוא יצירת מסמך תשלום. ניתן לעשות זאת על פי חשבונית עסקה או חשבונית חיוב קודמת. ניתן לסייג ולהגדיר שרק לחשבוניות מאושרות תתאפשר הפקת מסמך תשלום. השלב הבא מסלול אישורים של עובדים על פי הגדרת מנהלי החברה. בהמשך תשלום בשיטות שונות: על ידי העברה בנקאית, מס"ב וכדומה. לבסוף, מתבצע הרישום בהנהלת החשבונות לצורך התחשבנות עם הרשויות, לטובת הוצאת דו"חות חודשיים וכדומה.

התממשקות למחלקות אחרות בארגון

התוכנה מתממשקת למחלקות אחרות דוגמת רכש, מכירות, אספקה, תמחור והגשת הצעות מחיר ועוד. העובדים בכל תחנות הקצה  הללו יכולים להשתמש בתוכנה גם ללא ידיעה מושלמת בהנהלת חשבונות. הם יכולים לבצע פעולות מוגבלות ולקבל החלטות מיידיות. בסופו של תהליך, הכול מתנקז לתוכנת הנהלת החשבונות המוציאה לפועל את ההתחשבנויות השונות. ניתן, כמובן, להנפיק דו"חות שונים בלחיצת כפתור אחת ובמיידית. דו"חות אלו חשובים למנהלים ולמקבלי ההחלטות. מומלץ לרכוש את התוכנה מחברה בעלת מוניטין בתחום. שירותיה מקיפים וכוללים ייעוץ, הטמעה, הדרכה, תמיכה וליווי ככל הנדרש. מנהליה ישמחו לשרת כל לקוח חדש. 

אולי יעניין אותך גם מערכת רכש ממוחשבת